4 dicas para conduzir reuniões produtivas

Reuniões costumam ser um assunto controverso nas empresas. Quem nunca participou de uma reunião para resolver um problema que poderia ter sido resolvido com um simples e-mail?  

De acordo com a matéria Stop the Meeting Madness, do Harvard Business Review, ao longo dos últimos 50 anos, tanto a duração quanto a frequência das reuniões aumentaram. A matéria de baseou no estudo The Science and Fiction of Meetings, que traz o índice de 11 milhões de reuniões por dia só nos Estados Unidos.  

Esses números são alarmantes e o impacto que eles têm na produtividade das empresas precisa ser estudado, sabemos. No entanto, sabemos também que reuniões não precisam ser sinônimos de improdutividade e falta de engajamento.   

Para provar isso, trouxemos quatro dicas que vão ajudar você a conduzir reuniões produtivas e imbuídas de sentido, nas quais a cocriação de soluções é o foco principal.

Confira!

1.  Inicie alinhando expectativas e objetivos

Em uma reunião, muitos caminhos podem desembocar na sensação de tempo perdido. Um desses caminhos é a falta de alinhamento entre as expectativas e os objetivos a serem alcançados.

Se as pessoas não sabem porque foram convocadas, se não têm ideia do que deve ser feito, se não há um norte direcionando a caminhada, é provável que seu nível de engajamento já inicie baixo e que elas se sintam cada vez mais desconectadas.

Portanto, defina sempre o tempo do encontro e os objetivos a serem alcançados.

2. Dê preferência a grupos pequenos e convoque as pessoas certas

Um dos principais empecilhos para o engajamento em reuniões é o tamanho do grupo e a imprecisão na convocação dos participantes. O ideal é convocar os colaboradores que estão diretamente ligados ao problema a ser solucionado ou que tenham um nível de interesse alto pelo que está em debate.

Uma das regras da Apple sob o comando de Steve Jobs, por exemplo, era convocar grupos pequenos e prezar pela simplicidade.

3. Incentive a prática da escuta ativa

A escuta ativa é uma importante ferramenta para exercitar a empatia e impulsionar a compreensão plena das ideias e perspectivas alheias, uma vez que consiste em ouvir atentamente sem interromper quem está falando. Cada participante tem um tempo predeterminado para expor suas ideias e o grupo deve respeitar cada momento.  

Para isso, incentive os participantes a se desvencilharem de todas as distrações que possam roubar sua atenção durante a reunião, como smartphones e notebooks. O foco deve estar nas palavras e ideias compartilhadas com o grupo. Pense, e ajude o grupo a pensar, em termos de imersão.

4. Para ter reuniões produtivas, saiba como utilizar recursos visuais

Opte por engajar o grupo com ferramentas visuais e interativas em vez de se perder nos slides do PowerPoint. Este recurso é de grande ajuda para o apresentador, não há como negar, mas pode tornar o encontro maçante se for o foco de toda interação.  

Não estamos decretando a morte dos slides, apenas propondo que você tenha o cuidado de não construir uma reunião inteira em torno dessa ferramenta. Lembre-se que o importante de reuniões produtivas são as pessoas e o fluxo criativo entre elas. As ferramentas utilizadas devem ser reconhecidas como viabilizadores, e não como fins em si mesmas.

Agora, reflita: como transformar reuniões em canais para mudança dentro das organizações? Você utiliza alguma técnica para garantir o engajamento e a produtividade em suas reuniões?

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