Reuniões costumam ser um assunto controverso nas empresas. Quem nunca participou de uma reunião para resolver um problema que poderia ter sido resolvido com um simples e-mail?  

De acordo com a matéria Stop the Meeting Madness, do Harvard Business Review, ao longo dos últimos 50 anos, tanto a duração quanto a frequência das reuniões aumentaram. A matéria de baseou no estudo The Science and Fiction of Meetings, que traz o índice de 11 milhões de reuniões por dia só nos Estados Unidos.  

Esses números são alarmantes e o impacto que eles têm na produtividade das empresas precisa ser estudado, sabemos. No entanto, sabemos também que reuniões não precisam ser sinônimos de improdutividade e falta de engajamento.   

Para provar isso, trouxemos quatro dicas que vão ajudar você a conduzir reuniões produtivas e imbuídas de sentido, nas quais a cocriação de soluções é o foco principal.

Confira!

1.  Inicie alinhando expectativas e objetivos

Em uma reunião, muitos caminhos podem desembocar na sensação de tempo perdido. Um desses caminhos é a falta de alinhamento entre as expectativas e os objetivos a serem alcançados.

Se as pessoas não sabem porque foram convocadas, se não têm ideia do que deve ser feito, se não há um norte direcionando a caminhada, é provável que seu nível de engajamento já inicie baixo e que elas se sintam cada vez mais desconectadas.

Portanto, defina sempre o tempo do encontro e os objetivos a serem alcançados.

2. Dê preferência a grupos pequenos e convoque as pessoas certas

Um dos principais empecilhos para o engajamento em reuniões é o tamanho do grupo e a imprecisão na convocação dos participantes. O ideal é convocar os colaboradores que estão diretamente ligados ao problema a ser solucionado ou que tenham um nível de interesse alto pelo que está em debate.

Uma das regras da Apple sob o comando de Steve Jobs, por exemplo, era convocar grupos pequenos e prezar pela simplicidade.

3. Incentive a prática da escuta ativa

A escuta ativa é uma importante ferramenta para exercitar a empatia e impulsionar a compreensão plena das ideias e perspectivas alheias, uma vez que consiste em ouvir atentamente sem interromper quem está falando. Cada participante tem um tempo predeterminado para expor suas ideias e o grupo deve respeitar cada momento.  

Para isso, incentive os participantes a se desvencilharem de todas as distrações que possam roubar sua atenção durante a reunião, como smartphones e notebooks. O foco deve estar nas palavras e ideias compartilhadas com o grupo. Pense, e ajude o grupo a pensar, em termos de imersão.

4. Para ter reuniões produtivas, saiba como utilizar recursos visuais

Opte por engajar o grupo com ferramentas visuais e interativas em vez de se perder nos slides do PowerPoint. Este recurso é de grande ajuda para o apresentador, não há como negar, mas pode tornar o encontro maçante se for o foco de toda interação.  

Não estamos decretando a morte dos slides, apenas propondo que você tenha o cuidado de não construir uma reunião inteira em torno dessa ferramenta. Lembre-se que o importante de reuniões produtivas são as pessoas e o fluxo criativo entre elas. As ferramentas utilizadas devem ser reconhecidas como viabilizadores, e não como fins em si mesmas.

Agora, reflita: como transformar reuniões em canais para mudança dentro das organizações? Você utiliza alguma técnica para garantir o engajamento e a produtividade em suas reuniões?

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